微软的Word办公软件,是我们日常工作生活中经常用的一款文档处理软件。那么,我们在使用Word办公软件时,该如何有效提高我们的工作效率呢?那么今天厚学网小编为各位整理了一些在Word办公软件使用中,可以操作的使用技巧。办公软件班|办公软件Word使用技巧
1.插入当前日期或时间
Alt+Shift+D组合键来插入系统日期
Alt+Shift+T组合键插入系统当前时间
2.多次使用格式刷
双击格式刷,你可以将选定格式复制到多个位置,再次单击格式刷或按下Esc键即可关闭格式刷。
3.去除Word页眉下横线
a.可以将横线颜色设置成“白色”;
b.在进入页眉和页脚时,设置表格和边框为“无”;
c.方法是进入页眉编辑,然后选中段落标记并删除它;
d.最后一种方法是将“样式”图标栏里面的“页眉”换成“正文”就行了。
4.打印多页表格标题
如果需要打印多页表格标题,可以选中表格的主题行,选择“表格”菜单下的“标题行重复”复选框,当你预览或打印文件时,你就会发现每一页的表格都有标题了,当然使用这个技巧的前提是表格必须是自动分页的。
5.改变文本字号
改变文本的字号：先在Word中选中相关汉字,然后用鼠标单击一下工具栏上的字号下拉列表框,直接键入数值,即可改变你需要的字体大小。而且这个技巧在Excel和WPS2000/Office中同样适用。
还有两种更改Word文本字号的方法：
a.选中文字后,按下Ctrl+Shift+>键,以10磅为一级增大所选定文字字号,而按下Ctrl+Shift+<键,则以10磅为一级减少所选定文字字号;
b.选中文字后,按Ctrl+]键逐磅增大所选文字,按Ctrl+[键逐磅缩小所选文字。
改变英文字的大小写
在文章中输入英文的过程中，你一定会因为英文字的大小定转换而烦恼，利用Shift+F3快捷键，可以方便地将英文改写为“全部大写”、“全部小写”或“字母为大写其余为小写”，操作方法为：首先将光标移到英语单词之中，表示选中了该单词;然后按下Shift+F3，字母的大小写就在三种方式中变换，反复按Shift+F3，直到得到符合要求的字母大小写样式即可。
6.设置上下标注
首先选中需要做上标文字,然后按下组合键Ctrl+Shift+=就可将文字设为上标,再按一次又恢复到原始状态;按Ctrl+=可以将文字设为下标,再按一次也恢复到原始状态。
7：将文本提升为标题
首先,需要将光标定位至待提升为标题的文本,当按Alt+Shift+←键,可把文本提升为标题,且样式为标题1,再连续按Alt+Shift+→键,可将标题1降低为标题2、标题3……标题9。
8.取消自动编号
a.当Word为其自动加上编号时,您只要按下Ctrl+Z键反悔操作,此时自动编号会消失,而且再次键入数字时,该功能就会被禁止了;
b.选择“工具”——“自动更正选项”命令,在打开的“自动更正”对 话框中,单击“键入时自动套用格式”选项卡,然后取消选择“自动编号列表”复选框如图1：,最后单击“确定”按钮完成即可。
9. 在Word中标注汉语拼音
先选择需标注拼音的文字，然后运行“格式”下拉菜单中的“中文版式”子菜单中的“拼音指南”命令，接着在各文字相对应的方框中输入拼音。最后单击“确定”按钮完成拼音的标注。
10.给跨页的表格自动添加表头
选定页的表头(表头有多行时要选定多行)，在“表格”选单上单击“标题行重复”。
11.取消自作聪明的超级链接
在Word中选择“工具”→“自动更正”，先单击“键入时自动套用格式”选项卡，将“internet及网络路径替换为超级链接”项前的对勾取消。再单击“自动套用格式”选项卡，将“internet及网络路径替换为超级链接”项前的对勾取消。再单击“确定”，以后再输入，就不会转化为超链接了。
12.实现Word个性模板
用Word建立的文件默认页面是A4大小，即宽210毫米、高297毫米。但是有时由于工作的需要，我们不希望用A4大小的纸张，这样每次都必须打开“页面设置”对话框进行设置，同时，Word中默认生成的文档文件是不自动缩进的，必须使用手工调整它们的缩进，非常麻烦。其实，巧妙利用Word的模板文件功能可以设置Word的默认页面大小和自动缩进，从而实现个性模板。
①进入WordXP的模板文件夹，在Windows 9x和Windows Me下为CWindows\Application Data\Microsoft\Templates文件夹下，而在Windows 2000和Windows NT上为CDocuments and Settings\用户名\Application Data\Microsoft\Templates文件夹下(此文件夹为隐藏文件夹，你必须对文件夹选项进行设置才能够进入，详见Windows手册)，你会看到在此文件夹中有一个normal.dot文件，此文件就是Word的默认模板文件。双击它，系统就会自动调用WordXP打开它。
②单击“文件”→“页面设置”，调出页面设置对话框，将页面大小及上下左右边距设置自己所需的值，如图5所示。笔者经常使用它来写作，每次左右拖动滚动条来查看文章不太方便，所以把宽度设置小了一些，为15厘米，高度不变，仍为24厘米。
③单击“格式”→“段落”，在段落设置对话框中选择“缩进和间距”标签，点击“特殊格式”下拉框，选择“行缩进”，并设置度量值为0.7厘米(相当于两个汉字字符)，即设置每段自动缩进两格(中国人用中文的特色)。
④单击“文件”→“保存”命令，选择保存类型为文档模板文件，由于此时normal.dot原模板已经启动，所以无法直接保存为normal.dot文件。在此，笔者将它保存为normal1.dot文件。
⑤再次进入C:\Windows\Application Data\Microsoft\Templates文件夹下，这时会看到两个模板文件normal.dot和normal1.dot。选中normal.dot文件(老模板文件)，按下F2键，选择“重命名”，将它重新命名为oldnormal.dot文件，按照此法再将新的模板文件normal1.dot重命名为normal.dot文件。
⑥上面的制作步骤完成后，使用起来就方便多了。单击快捷栏上的“新建”图标或直接按“Ctrl+N”快捷键即可以用你刚才的设置来进行文件处理了。
13. 巧用“稿纸”格式
①左击“文件/新建”选单项，选择“稿纸向导”，生成20×20的稿纸文档;
②左击“视图/页眉和页脚”选单项;
③左击“绘图”工具栏中的“选择对象”按钮;
④右击“稿纸”，选择“组合/取消组合”命令;
⑤拖动方格列，排成31×20的“小字本”格式;
⑥左击“文件/页面设置”，选择“文档网格”卡;
⑦将每页行数设置为31后确定;
⑧关闭“页眉/页脚”即可。
14.抢救Word文件有妙招
你是否遇到过这样的事情：用Word工作了很长时间，写了许多文字，但是文件还没有来得及存盘，却突然遇到停电或死机?下面是具体的操作方法：
①首先按菜单“工具”，再按“选项”;
②接着找出Word自动记录文件的位置：按一下“文件位置”标签，点选“自动恢复文件”，再按一下“更改”按钮。
③利用快捷键的技巧，将文件位置给复制起来：拖曳选取“文件夹名称”，按下组合键Ctrl+C(复制)，再点击一下“取消”按钮回到Word下。
注意：如果你的Word不太稳定，常让你做无用功，干脆把这个文件夹另外一个名称，往后找起来会更方便。
④打开资源管理器，寻找这个文件夹的位置，按一下组合键Ctrl+V(粘贴)。
⑤Word会自动把来不及存盘的文件“寄放”在这里，如果此处有一个以上的文件，你可以从日期上判定哪一个才你是想要的文件。从“修改日期”这里可以看出文件的存盘日期。在文件上连按两下鼠标左键，就能直接打开了。到这儿，你的文件就重新“活”了。
15.Word中取消文本录入过程中的自动编号
可执行菜单“工具/自动更正”命令，在打开的“自动更正”对话框中，切换到“键入时自动套用格式”选项卡，然后取消选择“自动编号列表”复选框中的复选标志，然后单击“确定”按钮完成即可。
16.word每行字距离不一样，行距调了没用
选择文本，点击右键，再“段落”中设置段前距和段后距设置为0，行距设为单倍行距。如果还不行，设置页面格式，在最后的一个对话框中选择无网格类型。
17.隐藏图形来加速屏幕滚动
如果觉得屏幕滚动得太慢，则请按如下方法操作：在页面视图中单击“工具”菜单中的“选项”命令，然后单击“视图”选项卡;选中“图片框”复选框，可隐藏以嵌入方式(直接在插入点插入至文字的图片)插入的图片，Word将只显示大样而不显示具体图片。“图形”复选框上的选中标记，可以隐藏以浮动方式导入的图片(即位于图形层并可根据需要地放置在页面上的、还可置于文字和其他对象之前或之后的图片)和用绘图工具创建的对象，如自选图形等。
18.用超级链接切换
超级链接是指一个计算机文档(页面)的特定区域能引入其它文档或程序。它带有颜色和下滑线的文本或图形，如果单击，就会跳转至某个文件或文件中的某个位置，或者跳转到全球广域网或Intranet上的某个HTML页。此外，超级链接还可以指向新闻组、Gopher、Telnet和FTP站点。鼠标放在超级链接上会变成手形，点击后即可切换。Word2000中也有相类似的超级链接功能，可将文档中的文字、图像等与本机硬盘或因特网上所设置的相关信息链接起来。
开一个文档，选择要作为超级链接显示的文字;
单击“插入”菜单中的“超级链接”选项弹出对话框。在“链接到文件或URL”中输入待链接文档(目标文档)的路径。此路径可以是Internet地址(URL)或本机硬盘上的文档;
按“确定”按钮，就完成了一个超级链接的创建。
19.改变快捷键
同时按下Ctrl+Alt+“+”(其中引号中的“+”为数字键盘上的加号键)三键，这时光标会变成一个奇怪的形状，而且当你移动时光标位置不变。
将这个变异的光标移动到菜单上或工具栏上，左键单击你想的菜单命令或工具栏上的命令按钮便会自动弹出“自定义键盘”对话框，进入“请按新快捷键”选项。按下新的快捷键以后，文本框中会显示你的快捷键组合注意：好用Shift+Alt+Key(键盘上的任意键)的组合，因为这样的组合在Word中少被用到，以免重复。此外输入组合键时要同时按下，否则Word不予承认。在“当前快捷方式”文本框里选中要删除的快捷方式，然后单击“删除”可以去除不需要的快捷键。
20.排列图形
首先通过按Shift键并依次单击想对齐的每一个图形来选中它们。然后单击绘图工具条上的“绘图”按钮，选取弹出式菜单中的“对齐或分布”选项，并选择一种对齐或分布的方法。
21.在长文档中漫游
单击常用工具栏上(就是有“新建”和“打开”按钮的那个工具栏，靠近右边，唉，没办法学问多了，盖都盖不住)的“文档结构图”按钮，然后再单击文档结构图中要跳转的标题即可至文档中相应位置。文档结构图将在一个单独的窗格中显示文档标题，你可通过文档结构图在整个文档中漫游并追踪特定位置。在文档结构图中，可选择显示的内容，调整文档结构图的大小。若标题太长，超出文档结构图宽度，不必调整窗口大小，只需将鼠标指针在标题上稍作停留，即可看到整个标题。
22.选定文本
在使用Word的过程中，经常遇到的是文本选定操作。在Word中文本中选定操作可通过多种方法来实现。其中鼠标拖曳方法为常用，以下是常用的选定文本的方法。
选定一个段落：将鼠标指针移动到该段落的左侧，直到指针变为指向右边的箭头，然后双击。或者在该段落中的任意位置三击;
选定多个段落：将鼠标指针移动到一段落的左侧，直到指针变为指向右边的箭头，然后双击，并向上或向下拖动鼠标;
选定一大块文本：单击要选定内容的起始处，然后滚动要选定内容的结尾处，在按住Shift键同时单击。
选定整篇文档：将鼠标指针移动到文档中任意正文的左侧，直到指针变为指向右边的箭头，然后三击;
23.选择超长文字
这个技巧可用于所有的文字处理器，因为它是一个基本的Windows功能。点击你想选择的开始处。用滚动条代替光标键向下移动文档，直到你看到想要选择的结束部分。按下Shift键，然后点击想要亮显文本的结束处。
24.选择多页
在Word窗口底部的状态栏中除了显示文档当前的状态，在其右边有一个“扩展”功能，平时它处于浅白色，表示未“未”，只要用鼠标双击即可。用鼠标拖动来选取文字部分时，经常不能准确选定范围，特别是当范围超过了一屏幕时，这时“扩展”功能就有用了，可用以下方法操作：
(1)先将鼠标的光标置于选取范围的起始处;
(2)双击状态栏的“扩展”按钮，打开“扩展”功能;
(3)单击边框的滚动条的移动按钮，如翻页、前后调整等操作;
(4)将光标移到范围的结束处，这样就可以选取大块范围了。
选定垂直文本：按住Alt键，然后将鼠标拖过要选定的文本。
25.选定多个对象
当选定比较少，并且对象容易被鼠标捕捉时。我们可以将鼠标箭头移动到对象的上面，当鼠标出现十字箭头时，按下鼠标左键即可选定此对象，当选定? 对象时，只要按住“Shift”键，用同样的方法依次单击各个对象即可选中多个对象。
当选定对象比较多，并且比较集中时。我们只要单击“绘图”工具栏的“选择对象”工具按钮，在对象区域外侧的适当地点按住鼠标左键，然后拖动鼠标出现一个矩形的虚线框，待欲选定的对象或全部对象位于矩形虚线框内时释放鼠标左键，便可选中多个或者全部对象。
当要选定的对象比较分散，并且对象不易被鼠标捕捉时。首先用鼠标右键单击工具栏，在快捷菜单中选择“自定义”选项，在“自定义”对话框中选择“命令”选项卡，在“类别”列表框中选择“绘图”选项，用鼠标将“命令”列表框中的“选中多个对象”拖放到“绘图”工具栏中，单击“关闭”按钮。当在Word 2000工作区内绘制了多个对象时，单击“绘图”工具栏建立的“选中多个对象”工具按钮，在弹出的“选中多个对象”对话框中列出了所有对象，在“对象”列表框中用鼠标单击欲选定的各个对象，选择完毕后单击“确定”按钮，即可选中多个对象。
26.选择的特定操作
单击待选文本块的一端，使插字符移动该位置，按下F8键，然后用日常的文本滚动方式滚动到待选文本的末尾，单击鼠标即可选定所要的文本。请注意采用这种方式选定文本以后，在对选定的文本进行操作之前先按一次ESC键有利于一些误动作。
按住Ctrl键后，在文本区内单击可选中一个句子，在文本左侧位置单击可选中所有文本，组合键Ctrl+A也可选中全部文本。
27.用“日积月累”提示
首先单击Office助手，如果看不到助手，单击“帮助”菜单中的“显示Office助手”命令，然后单击“选项”按钮，再选中“选项”选项卡上的“启动时显示‘日积月累’”复选框即可。
28.用工具栏的屏幕提示
当您将鼠标指针停留在工具栏按钮上时，Microsoft Word会在屏幕提示中显示此按钮的名字。首先单击“工具”菜单中的“自定义”命令，然后单击“选项”选项卡，选中“显示关于工具栏的屏幕提示”复选框即可显示或隐藏工具栏的屏幕提示。
注意：当选中或“显示关于工具栏的屏幕提示”复选框时，此设置将会影响所有的Microsoft Office程序。
29.用批注和修订的屏幕提示。
首先单击“工具”菜单中的“选项”命令，然后单击“视图”选项卡，然后选中“屏幕提示”复选框即可。
30.用“记忆式键入”的屏幕提示
首先单击“工具”菜单中的“自动更正”命令，然后单击“自动图文集”选项卡，然后选中“显示有关‘自动图文集’和日期的‘记忆式键入’提示”复选框即可。
31.Word在启动时能自动打开你上次编辑的文档
(1)选择“工具”菜单中的“宏”菜单项，单击“录制新宏”命令打开“录制宏”对话框;
(2)在“录制宏”对话框中，在“宏名”输入框中输入“autoexec”，点击“确定”;
(3)从菜单中选择“文件”，点击近打开文件列表中显示的个文件名;并“停止录制”。保存退出。下次再启动Word时，它会自动加载你工作的最后一个文档。
32.删除网上下载资料的换行符
在查找框内输入半角^l(是英文状态下的小写L不是数字1),在替换框内不输任何内容，单击全部替换，就把大量换行符删掉啦。
33.选择性删除文件菜单下的近使用的文件快捷方式
工具→选项→常规把“列出近使用文件数改为0”可以全部删除，若要选择性删除，可以按ctrl+Alt+ -三个键，光标变为一个粗减号后，单击文件，再单击要删除的快捷方式就行了。
34.让Word表格一分为二
将光标定位在分开的表格某个位置上，按下“Ctrl+Shift+Enter”组合键。这时你就会发现表格中间自动插入一个空行，这样就达到了将一个表格一分为二的目的。
35.用Word来拆字
首先点击“工具/自定义/命令/分解图片”，按住鼠标左键把它拖放到工具栏任意位置即可;然后点击“插入/图片/艺术字”，例如输入空心字“心”，选择该“心”字剪切，在选择性粘贴中选图片(Windows图元文件)，选中该字，点击工具栏中的“分解图片”按钮，这样可以选择“心”中的任意笔画进行一笔一画的拆分了。
36.删除段前段后的任意多个空格
选定这些段段落，单击居中按钮，然后再单击原来的那种对齐方式按钮(如果原来是居中对齐的，先单击其它对齐方式按钮，再单击居中按钮就行了)，是不是这些空格全不见了?
37.输入平方的方法
先输入2,然后选中后,按Ctrl加Shift加+就可以了.
38.Ctrl+Alt+F可以输入脚注
39.将阿拉伯数字转换成中文数字或序号
1、先输入阿拉伯数字(如1234)，全选中，单击“插入/数字/数字类型(壹、贰……)/确定”，即变为大写数字(如壹仟贰佰叁拾肆)，会计朋友非常适用。
2、其他像一千二百三十四，甲、乙……，子、丑……，罗马数字等的转换，可参考上法。
40.Word中的常用快捷键吧
1、“字体”对话框 Ctrl+D 2、加粗 Ctrl+B 3、倾斜 Ctrl+I 4、下划线Ctrl+U
5、“上标”效果 Ctrl+Shift+= 6、“下标”效果 Ctrl+= 7、“关闭”命令 Ctrl+W
8、CTRL+Z撤消 9、CTRL+ Q左对齐 10、CTRL+E居中 11、CTRL+R右对齐
12、CTRL+] 放大 13、CTRL+[ 缩小 14、CTRL+I字体倾斜 15、CTRL+H替换
16、CTRL+G定位
41.为什么word打不开，要在安全模式下才能打开?
用安全模式打开word以后，新建一个文档，然后点击“本机上的模板”，然后在弹出的模板框，右键删除掉命名为“空白模板”的模板，点击确定，重启word即可正常打开。
如需找办公软件班，就去厚学网，海量学校等你挑!办公软件班?厚学网给你更多选择!
文中图片素材来源网络，如有侵权请联系删除
