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会计在做账处理原始凭证需注意的14个事项

来源:

青岛春华教育

    发表于:2021-02-24 14:21:46   67次浏览

  原始凭是经济业务发生所取得或填制的书面明,是会计核算的重要依据而且具有法律效力。原始凭分为自制原始凭和外来原始凭两种。笔者根据有关规定,结合实际情况,将处理原始凭的有关业务进行归纳。

  1.原始凭必须具备的内容

  原始凭的名称;

  填制凭的日期;

  填制凭的单位名称和填制人姓名;

  经办人员的签名或盖章;

  接受凭单位的名称;

  经济业务的内容;

  数量、单价和金额。

  2.外来原始凭(入、收据等)

  必须盖有填制单位的财务专用章或专用章,同时具有套印的税务部门或有权监制部门的专用章以及填制人员的签名或盖章;

  从个人取得的原始凭,必须有填制人员的签名或者盖章,同时应写明住址,必要的注明身份号码。

  3.自制原始凭(如入库单、领料单等)

  必须有经办单位负责人(或其的人员)和经办人签名或者盖章。

  4.凡是需要填写大小写金额的原始凭

  大写与小写金额必须相符。购实物的原始凭,必须有实物验收明;支付款项的原始凭,必须有收款单位和收款人的收款明。

  5.一式几联的原始凭

  应当注明各联的用途,只能以一联作为报销凭,必须用双面复写纸(和收据本身具备复写纸功能的除外)套写,并连续编号。作废时应当加盖“作废”戳记,连同存根一起保存,不得撕毁。

  6.发生销售退回时,除填制退货外,还必须有退货验收

  退款时,必须取得对方的收款收据或者汇款银行的凭以及当地主管税务机关开具的“进货退出或索取折让明单”,不得以退货代替收据。

  7.职工因公借款的借据,必须附在记账凭之后

  收回借款时,应当另开收据或者退还借据副本,不得退还原借款收据。

  8.经上级有关部门批准的经济业务,应当将批准文件作为原始凭附件

  如果批准文件需要单独归档的,应当在凭上注明批准机关名称、日期和文件字号。

  9.原始凭发现错误或无法辨认的,不得涂改、挖补

  未入账的原始凭,应退回填制单位或填制人员补填或更正,更正处应当加盖开出单位的公章;发现有违反财经纪律和财会制度的,应拒绝受理,对弄虚作、营私、伪造涂改等违法乱纪的,应扣留凭,报告领导处理。已经入账的原始凭,不能抽出,应另外以正确原始凭进行更正。

  10.原始凭不得外借

  其他单位如因特殊原因需要使用原始凭时,经本单位领导批准,可以复制,复制时,须有财务人员在场。向外单位提供的原始凭复制件,应在专设的登记簿上登记,并由提供人员和收取人共同签名或盖章。

  11.外来原始凭如有遗失

  应取得原填制单位盖章明,并注明原始凭编号金额和内容等,经单位领导人批准后,才能作原始凭。如确实无法取得明的如火车、汽车、轮船、飞机等,由当事人写出详细情况,由单位领导人批准后,代作原始凭

  12.一般情况下,记账凭必须附有原始凭并注明张数

  原始凭的张数按自然张数计算(原始凭汇总表应计算在内,原始凭粘贴纸不应计算)。

  如果一张原始凭涉及几张记账凭,可以把原始凭附在一张主要的记账凭后面,并在其他记账凭上注明附有该原始凭的记账凭的编号或者附原始凭复印件。

  一张原始凭所列支出需要几个单位共同负担的,应当将其他单位负担的部分,开给对方原始凭分割单,进行结算。原始凭分割单必须具备原始凭的基本内容:凭名称、填制凭日期、填制凭单位名称或者填制人姓名、经办人的签名或者盖章、接受凭单位名称、经济业务内容、数量、单价、金额和费用分摊情况等。

  更正错误或结账、调账的记账凭,可以不附原始凭,但应对调整事项说清楚。

  13.附在收付款项的记账凭后的原始凭

  在完收付款项后,必须加盖“收讫”、“付讫”戳记。

  14.附在记账凭之后的原始凭

  应折叠、粘贴整齐,对小于记账凭的原始凭(如:火车、汽车、飞机、轮船等),要粘贴在与记账凭一样大小的原始凭粘贴单上。

  对于数量较多的原始凭,如收、发料单等,可以单独装订保管,在封面上注明记账凭日期、编号、种类,同时在记账凭上注明“附件另订”字样、原始凭名称和编号。

  各种经济合同、存出保金收据及涉外文件等重要原始凭,应另行编制目录,单独登记保管,并在有关记账凭和原始凭上相互注明日期和编号。

  当然,若企业在发生预付大型设备款或在建工程款时,管理方面需要提供预付每户款的金额,设三级、多级明细或使用财务软件的相关功能满足需要。


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