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会计基础工作规范

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试卷说明:

考试人数:2013 试卷来源:厚学网 试卷年份:2014 年

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会计基础工作规范

一、简要介绍会计基础工作规范课程框架(共十一讲内容)    
第一讲    会计基础工作规范概述
第二讲    一般规范   
第三讲    原始凭证规范
第四讲    记账凭证规范
第五讲    会计账簿规范	
第六讲    财务报告规范
第七讲    会计电算化规范
第八讲    会计机构、会计人员管理规范
第九讲    会计工作交接规范
第十讲    会计档案管理规范
第十一讲  内部会计管理制度规范
二、学习方法:主要采用案例分析法、实物演示法

第一讲  会计基础工作规范概述

【案例】  开具支票不规范 自身利益受损失
2002年10月至12月期间,上海某住宅智能化有限公司与上海某金属建材有限公司共签订了五份组合式玻璃对开门加工合同。合同签订后,金属建材有限公司按照约定将加工好的玻璃对开门交给了住宅智能化有限公司,加工款总计人民币166 979元。住宅智能化有限公司收到定作的玻璃门后,也陆续向金属建材有限公司付了加工款。2003年4月,金属建材有限公司向住宅智能化有限公司催要剩余的加工款人民币120000元。收到催款通知单后,住宅智能化有限公司顿感疑惑,公司已经开了一张金额为120000元的支票,支票已交给了金属建材有限公司的业务员王某,支票上的金额也已经从公司的帐户上划出去了,公司不存在不付款的情况。对此,住宅智能化有限公司将上述情况告诉了金属建材有限公司。
  金属建材有限公司得知这个情况后,马上联系自己公司的业务员王某,但王某失踪了。金属建材有限公司立即向公安机关报案,公安机关在2003年4月24日以王某涉嫌职务侵占罪立案侦查。王某失踪后,一直没能被缉拿归案。金额为120000元的支票抬头是因王某的要求而没有在出票时开具,因此由于被告的过错未按约定开具支票抬头,致使原告未能收到价款。从以上案例可以看出,由于企业没有遵循会计基础工作规范,给企业带来的后果。金字塔的高度取决于基础是否坚实,同样在会计工作中,像如何给会计凭证编码,如何写摘要,如何进行业务交接等,这些都会影响到整个会计工作的质量与效率。会计基础工作在经济管理中起着重要的作用,是企业管理的中心环节,是一切经济管理活动的基础 
一、	何谓会计基础工作
主要是对为会计核算和会计管理服务的基础性工作的统称。
如:会计凭证的取得、填制、审核、传递、保管;
会计账簿的设置、格式、登记、核对、结账;
会计报表的种类设置、格式设计、编制和审核要求、报送期限等;
会计档案的归档要求、保管期限、移交手续、销毁程序等;
会计电算化的硬件和软件要求、数据安全、资料保管等;
会计机构的设置要求;
会计人员配备和管理要求;
会计人员岗位责任制的建立和职责分工;
会计人员职业道德的建立和执行;
会计工作交接的程序;
单位内部会计管理制度的建立和实施。
强调:会计基础工作的概念及其范围不是固定不变的,它会随着会计职能的扩展而不断发展,如:现在许多企业会计账务处理电算化手段。应该对软件如何管理等内容也属于会计基础工作,因此必须结合单位管理的要求,不断改进和提高会计基础工作管理水平。
二、目前会计基础工作中存在的主要问题
  (一)一些单位内部管理松弛,忽视会计基础工作,造成账目混乱,财产不实,数据失真。
  (二)一些单位会计人员数量不足、素质不高,造成记账随意,手续不清,差错严重,会计资料散失。  
(三)一些单位为了掩盖真实的财务状况和经营成果,伪造、变造虚假的会计凭证、会计账簿、会计报表。
(四)有些会计人员违反会计职业道德,不认真行使会计监督职权,参与违法违纪活动,甚至为违法违纪活动出谋划策等等。
  这些问题,不仅削弱了会计基础工作,影响了会计工作秩序的正常运行和会计职能作用的有效发挥,也在一定程度上干扰了社会经济秩序,对各单位的经营管理产生了极为严重的消极影响。
  造成上述问题的原因是多方面的,主要有:对会计基础工作认识不足;会计人员的素质不高,有意违纪造成会计基础工作混乱;会计基础工作的标准不规范等。
三、加强会计基础工作的必要性
  (一)是提高会计工作水平的需要。
  (二)是提高会计人员素质的需要。
    (三)是规范会计工作秩序的需要。  
(四)是改善经营管理、加强宏观调控和维护市场经济秩序的需要。

第二讲  一般规范

一、会计核算应当按年度、季度、月份分期结算账目和编制会计报表,起讫日期采用公历日期
会计分期假设
二、《规范》第四十条关于记账本位币的规定
在《会计法》第十二条规定的基础上作了扩充:“会计核算以人民币为记账本位币。收支业务以外国货币为主的单位,也可以选定某种外国货币作为记账本位币,但是编制的会计报表应当折算为人民币反映。境外单位向国内有关部门编制的会计报表,应当折算为人民币反映。”
货币计量假设
  一个单位应以本国的法定货币作为记账货币本来是不言而喻的。因为人民币是我国的法定货币,因而确定人民币为各单位会计核算的记账本位币,是具有最为广泛的适用性。
三、会计记录的书写必须清晰、工整、不得潦草。
具体要求
  (一)阿拉伯数字的书写要求
  《规范》第五十二条具体规定:“阿拉伯数字应当一个一个地写,不得连笔写”。
  特别在要连着写几个“0”时,一定要单个地写,不能将几个“0”连在一起一笔写完。
  根据习惯,阿拉伯数字在书写时应有一定的斜度。一般可掌握在60度左右,应以笔顺书写方便,好看易认为准,此外,阿拉伯数字的书写还应有高度标准,一般要求数字的高度占横格高度的1/2为宜。书写时还要注意紧靠横格底线,使上方能留出一定空位,以便需要进行更正时可以再次书写。
例如:1 2 3 4 5 6
(二)货币符号的书写要求
《规范》第五十二条具体规定:
  “阿拉伯金额数字前面应当书写货币币种符号或者货币名称简写和币种符号。币种符号与阿拉伯金额数字之前不得留有空白。凡阿拉伯数字前写有币种符号的,数字后面不再写货币单位。如:¥99.99不能写成¥99.99元
  “所有以元为单位(其他货币种类为货币基本单位)的阿拉伯数字,除表示单价等情况外,一律填写到角分。无角分的,分应当写‘0’,不得用符号‘—’代替。”
(三)大写数字的书写要求
  《规范》第五十二条具体规定:“汉字大写数字金额如零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿等,一律用正楷或者行书书写,不得用0、一、二、三、四、五、六、七、八、九、十等简化字代替,不得任意自造简化字。”
举例:捌佰元整写成扒佰元整
  在实际工作中,我们还可以发现一些不规范的简化大写数字,如以“另”代替“零”;以“两”代替“贰”;以“甘”代替贰十等。
  《规范》还规定:“大写金额数字到元或者角为止的,在‘元’或者‘角’字之后应当写‘整’字或‘正’字;大写金额数字有分的,分后面不写‘整’字或者‘正’字。”
如:¥19.10  大写金额为人民币壹拾玖元壹角整,
再如¥1234.56应当写成“人民币壹仟贰佰叁拾肆元伍角陆分”,不能写成 “人民币壹仟贰佰叁拾肆元伍角陆分整”。
(四)货币名称的书写要求
  《规范》第五十二条具体规定:“大写金额数字前未印有货币名称的,应当加填货币名称,货币名称与金额数字之间不得留有空白。
  在发票等需填写大写金额数字的原始凭证上,如果有关货币名称事先未能印好,在填写大写金额数字时,应加填有关的货币名称,然后在其后紧接着填写大写金额数字,如¥180000.00,应当写成“人民币壹拾捌万元整”,不能分开写成“人民币   壹拾捌万元整”。
(五)“零”的写法
  《规范》第五十二条具体规定:“阿拉伯数字中间有‘0’时,汉字大写金额要写‘零’字;阿拉伯数字金额中间连续有几个‘0’时,汉字大写金额中可以只写一个‘零’字;阿拉伯金额数字元位是‘0’,或者数字中间连续有几个‘0’、元位也是‘0’,但角位不是‘0’时,汉字大写金额可以只写一个‘零’字,也可以不写‘零’字。”,如¥1000.56应当写成“人民币壹仟元零伍角陆分”,或“人民币壹仟元伍角陆分”。
(六)日期写法
1、在填写月、日时,月为壹、贰和壹拾的,日为壹至玖和壹拾、贰拾和叁拾的应在其前加“零”
2、日为拾壹至拾玖的应在其前加“壹”
例如:1月15日。写成“零壹月壹拾伍日”。
10月20日。写成“零壹拾月零贰拾日”。
用到的基本数字:
壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、零。
四、会计记录中常用的计量单位可以用符号代替
如:重量千克(kg)、长度厘米(cm)等
五、正确使用各种图章。如:财务专用章必须由专人保管,并建立使用保管制度。

第三讲  原始凭证规范

一、	原始凭证的基本概念;
是在经济业务发生时,由业务经办人直接取得或者填制、用以表明某项经济业务已经发生或其完成情况并明确有关经济责任的一种凭证。
如;火车票、工资表、领料单等
二、	下列会计事项在经济业务发生时应当办理会计手续、取得或者填制原始凭证,进行会计核算。
(一)款项和有价证券的收付《规范》三十七条 
款项:包括现金、银行存款和其他货币资金,如外埠存款、银行汇票存款、银行本票存款等。
  款项的收付是经常发生的,如:用现金购买办公用品、用支票支付货款等 
    有价证券:如股票、国库券、其他企业债券等。
  有价证券收付的频繁程度在多数单位要低一些,但发生额一般都比较大。
    目前实际工作中在这方面存在的突出问题是,有的单位款项收付未纳入单位的统一核算,而是转入了“小金库”;(私存私放财政资金和其他公款)如:有的学校乱收补课费、赞助费等,今年,《中共中央办公厅国务院办公厅印发<关于深入开展“小金库”治理工作的意见通知
【案例分析】一起“小金库”案例带来的几点启示
审计人员在检查A公司财务账时,在现金支出日记账中发现一笔650元的支出,摘要为“支付拆除XX机器劳务费”,但在现金收入和银行存款日记账中却都没有发现相应的机器清理收入,审计人员怀疑该公司可能将报废的固定资产的清理收入转入了小金库。因此进一步检查了固定资产明细账,发现同月份的一张凭证的摘要为“报废XX机器一台”,分录如下: 
借:累计折旧         150000元
       营业外支出         50000元
   贷: 固定资产-XX机器     200000元
审计人员分析,报废一台重要机器,肯定会有清理收入,为了不打草惊蛇,审计人员询问了该机器的保管人员,保管员承认该机器已运往B公司。经到B公司核实,B公司以60000元现金从A公司购入XX机器,并有A公司开出的外购的三联式收据为证。根据这个线索,审计人员,顺滕摸瓜,发现了A公司以报废固定资产为名,将出售旧机器的收入转入了小金库,在财务处理上,不通过“固定资产清理”科目处理,企图混水摸鱼。据此,A公司的小金库得以曝光。
  上述A公司小金库的案例,有以下几点启示:
    一是国有资产的报废要执行严格的报批手续,但往往由于对资产报废的管理不严,容易造成报废收入流入了“小金库”;
    二是资产处置会计上要通过“固定资产清理”科目来处理,如未通过“固定资产清理”,除了会计处理的失误外,更多的可能是有人为的或不可告人的目的;
三是这则案例是从一笔650元的现金支出的摘要入手进而发现小金库的,说明对“小金库”的查找,不能放过任何蛛丝马迹,不要因为金额小而忽视对问题的关注。因此,必须加强对款项、有价证券的管理,建立健全内部控制等管理制度。

(二)财物的收发、增减和使用《规范》三十七条
财物:包括原材料、燃料、包装物、低值易耗品、产成品、商品等流动资产和机器、机械、设备等,财产物资在单位资产总额中占有很大比重。
财物的收发、增减和使用业务如:购买材料入库、领用材料生产,是会计核算中的经常性业务,此外,财产物资会计核算还对各种财产物资的安全、完整起着重要作用。是保护国家财产的一个重要关口。如:入库验收制度、发料的领料制度及盘存制度等。但在有的单位,这个关口的职能被大大弱化,经常发生国家财产被毁损、浪费,或者被不法分子侵吞,造成了国有资产的浪费和严重流失。作为会计人员,应当加强对财产物资的核算和管理。
(三)债权债务的发生和结算《规范》三十七条
债权:包括各种应收和预付的款项。
债务:包括各项借款、应付和预收款项以及应交款项等。
债权和债务是一个单位在经营活动中必然要发生的事项。如:购货未付款。
对债权债务的发生和结算的会计核算,涉及单位与其他单位的经济利益,关系到单位自身的资金周转,因而债权债务是会计核算的一项重要内容。
  会计基础工作薄弱的单位,往往不能正确、及时办理债权债务的会计核算,使单位的信誉和经济利益蒙受损失。也有的单位利用应收应付款项账目隐藏、转移资金、利润或费用,涉嫌违法乱纪。对此问题,会计人员必须进行制止和纠正。
(四)资本和基金的增减《规范》三十七条
资本:包括实收资本、资本公积、盈余公积和未分配利润。
基金:主要是指机关、事业单位某些特定用途的资金、资本、基金的利益关系人比较明确,用途也基本定向。办理资本、基金增减的会计核算,政策性很强,一般都应以具有法律效力的合同、协议、董事会决议或政府部门的有关文件等为依据,切忌盲从单位领导人个人或其他指示人未经法定程序认可或未办理法定手续的任何处置意见。
(五)收入、支出、费用、成本的计算《规范》三十七条
收入;如:销售产品、商品等取得的款项
支出;如:学校购买教学设备
费用:如:企业销售产品做的广告
成本;如直接材料、直接工资、直接费用、商品进价以及燃料、动力等其他直接费用。
  收入、支出、费用、成本的高低体现着一个单位的经营管理水平,是计算一个单位经营成果及其盈亏情况的主要依据。
在实际工作中,问题突出的有虚报收入(人为压低或拔高)、虚列支出和乱挤乱摊成本、费用等。这已成为严重影响会计信息质量的根源之一,会计人员有责任制止和纠正这种现象。
(六)财务成果的计算和处理《规范》三十七条
财务成果:主要是企业在一定时期内的经营成果,具体表现为盈利或亏损。
财务成果的计算和处理:包括利润的计算、所得税的计交和利润的分配(或亏损的弥补)等,这个环节上的会计核算主要涉及到所有者和国家的利益。
  在实际工作中存在的问题,主要是“虚盈实亏”和“虚亏实盈”,呈典型的利益驱动倾向,其共同特点是损害国家或社会公众利益,是一种严重的违法行为。
如:有些公司为了达到上市条件,出具虚假报告。
(七)其他需要办理会计手续、进行会计核算的事项。
三、原始凭证的种类、要素
原始凭证的种类《规范》四十八条
(一) 按来源划分
1.外来原始凭证
由业务经办人员在业务发生或者完成时从外单位取得的凭证。如:供应单位发货票、银行收款通知、火车票等。
2.自制原始凭证:由单位有关部门或人员自行填制的凭证。如:收料单、领料单、工资结算单、销货发票、成本计算单等。
(二) 按填制方法划分
1.一次性原始凭证
  对所发生或完成的经济业务,每次或每笔只填制一份的凭证,外来凭证都是一次性原始凭证。
    2.累计原始凭证
  为了简化填制手续,对在一定时期内连续发生的相同经济业务,逐次逐笔累计,集中填制一份的凭证。如:限额领料单、费用限额卡等。
    3.汇总原始凭证
    又称原始凭证汇总表。为了简化核算手续,将一定时期内若干张同类经济业务的原始凭证汇总成一份的凭证。如:工资汇总表、发料汇总表、差旅费报销单等。
    原始凭证是填制记账凭证或登记账簿的原始依据,是重要的会计核算资料。  
原始凭证基本要素:《规范》第四十八条规定,
以发票为例进行讲解
(一)凭证的名称;
(二)填制凭证的日期;
(三)填制凭证单位的名称或者填制人的姓名;
(四).经办人员的签名或盖章;
(五).接受凭证单位的名称;
(六)经济业务内容;
(七).经济业务的数量、单价和金额。
(八)此外,原始凭证一般还需载明凭证的附件和凭证的编号。
 四、原始凭证的填制要求
(一)基本要求《规范》四十八条
1.真实可靠。如实填列经济业务内容,不弄虚作假,不涂改、挖补。
2.内容完整。应该填写的项目要逐项填写,不可缺漏,尤其需要注意的是,年、月、日要按照填制原始凭证的实际日期填写;名称要写全,不能简化;品名或用途要填写明确,不许含糊不清;有关人员的签章必须齐全。
    3.填制及时。每一项经济业务发生或完成,都要立即填制原始凭证。
    4.书写清楚。字迹端正、易于辨认,做到数字书写符合会计上的技术要求。
    5.顺序使用。各种凭证要连续编号,在填制时按照编号的次序使用,跳号、写错作废的凭证应加盖“作废”戳记,不得撕毁。
(二) 附加要求《规范》四十八条、四十九条
1.购买实物的原始凭证,必须有验收证明。
2.支付款项的原始凭证,必须有收款单位和收款人的收款证明。如:收款收据
3.一式几联的原始凭证,必须注明各联的用途,并且只能以一联用作报销凭证;一式几联的发票和收据,必须用双面复写纸套写,或本身具备复写功能,并连续编号,作废时应加盖“作废”戳记,连同存根一起保存。
4. 职工因公借款的借据,必须附在记账凭证之后。收回借款时,应当另开收据或退还借款副本,不得退还借据(会计记账联)
5.经上级有关部门批准的经济业务,应当将批准文件作为原始凭证附件
6.从外单位取得的原始凭证,必须盖有填制单位的公章;从个人取得的原始凭证,必须有填制人员的签名或者盖章。对外开出的原始凭证,必须加盖本单位公章。
自制原始凭证必须有经办部门负责人或其指定的人员的签名或者盖章。
7.凡填有大写和小写金额的原始凭证,大写与小写的金额必须相符。
8.发现原始凭证有错误的,应当由开出单位重开或者更正。在更正出加盖开出单位的公章。原始凭证金额有错误的,应当由出具单位重开,不得在原始凭证上更正。
9、对于不真实不合法的原始凭证,不予受理;对弄虚作假、严重违法的原始凭证,在不予受理的同时,及时向单位领导人报告,对记载不准确,不完整的原始凭证,应当退回,并要求其更正、补充。
五、原始凭证的填制
(一)普通发货票
  填制普通发货票首先要写清购货单位的名称全称,不能过于简略(如石家庄信息工程职业学院,写成信工学院)。然后按凭证格式和内容逐项填列齐全。
  发货票要如实填写,不能按购货人的要求填写。经办人的签章和单位的公章都要盖全。
(二)增值税专用发票
  增值税的专用发票是一般纳税人于销售货物时开具的销货发票。一般一式三联 其中留销货单位一联, 交购货单位两联,一联作购货单位的记账凭证,一联为税款抵扣凭证。现在增值税的专用发票都是机打,不能手写,按凭证格式和内容逐项填列齐全。
    六、原始凭证的审核
(一)审核原始凭证的合法性和真实性(二)审核原始凭证的合理性(三)审核原始凭证的完整性(四)审核原始凭证的正确性。
【案例分析】
(一)某企业08年10月在例行审核有关单据时,发现一张购买计算机的发票,其“金额”栏中的数字有更改现象,经查阅相关买卖合同、单据,确认更改后的金额数字是正确的,于是要求该发票的出具单位在发票“金额”栏更改之处加盖出具单位印章。之后,该企业予以接受并据此登记入账。
分析与提示:
该企业对购买计算机的发票的处理不符合规定。因为,原始凭证有错误的,应当由出具单位重开或者更正,更正处应当加盖出具单位印章。原始凭证金额有错误的,应当由出具单位重开,不得在原始凭证上更正。该企业购买计算机的发票是金额有错误,不能更正而应重开。
(二)08年11月,某企业出纳员李强在办理报销工作中,发现采购科送来的报销的3张由购货方开具的发票有更改现象:其中2张发票分别更改了数量和用途,另外1张发票更改了金额;该3张发票的更改处均有A公司的印章。尽管李强开始犹豫一下,但考虑到3张发票已经公司总经理、财务科长签字同意,最后均予以报销。 
分析:原始凭证金额出现错误的不得更正,只能由原始凭证开具单位重新开具;原始凭证开具单位应当依法开具准确无误的原始凭证,对于填制有误的原始凭证,负有更正和重新开具的法律义务,不得拒绝。据此,李强对2张虽分别更改了数量和用途但已由原出具单位更正过的发票可以报销,但对另外1张更改了金额的发票应予以退回,要求采购人员到原始凭证开具单位重新开具。  

第四讲  记账凭证规范

一、记账凭证的基本概念
记账凭证,俗称传票,是会计人员根据审核无误的原始凭证按照经济业务事项的内容加以归类,确定会计分录,并据以登记会计账簿的凭证。
《规范》第五十条规定:“会计机构、会计人员要根据审核无误的原始凭证填制记账凭证。”
二、记账凭证的内容和种类
(一)记账凭证的内容〈规范〉第五十一条
为了概括地反映经济业务的基本情况,满足登记账簿的需要,《规范》第五十一条规定,记账凭证必须具备下列内容要素:以通用记账凭证为例
1.填制凭证的日期;
2.凭证的名称和编号;
3.经济业务的摘要;
4.应记会计科目(包括一级科目、二级科目和明细科目)、方向及金额;
5.记账符号;
6.所附原始凭证的张数;
填制人员、稽核人员、记账人员和会计主管人员(收款凭证和会款凭证还应增加出纳人员)的签名或印章
(二)记账凭证的种类〈规范〉第五十条
1、按用途分类
(1)专用记账凭证
通常采用收款凭证、付款凭证和转账凭证就是这类记账凭证。适用于大中型企业。
收款凭证;专门用于登记现金和银行存款收入的业务。销售商品收到一张支票。
付款凭证;专门用于登记现金和银行存款支出的业务。购买商品用银行汇票支付款项。
转账凭证;专门用于登记现金和银行存款收付业务外的转账业务。
如:领料生产产品,购料未付款。
(2)通用记账凭证
为各类经济业务共同使用的凭证,亦称作标准凭证。业务比较单纯、业务量也较少的小企业,适宜使用这类记账凭证。
2、按其填制方法划分
(1)复式记账凭证
将一项经济业务所涉及到的各有关会计科目都集中在一起填制的凭证。
复式记账凭证能够集中反映账户之间的对应关系,便于了解有关经济业务的全貌,还可以减少凭证的数量,但不便于汇总每一会计科目的发生额和进行分工记账。
(2)单式记账凭证
按一项经济业务所涉及到的各个会计科目分别填制的凭证。
由于一张凭证只填列一个会计科目,因此使用单式记账凭证便于汇总每个会计科目的发生额和进行分工记账,但填制工作量大,在一张凭证上反映不出经济业务的全貌,不便于查账。
(3)汇总记账凭证
将许多同类记账凭证逐日或定期(3天、5天、10天等)加以汇总后填制的凭证。
如将收款凭证、付款凭证或转账凭证按一定的时间间隔分别汇总,编制汇总收款凭证、汇总付款凭证或汇总转账凭证;又如,将一段时间的记账凭证按相同会计科目的借方和贷方分别汇总,编制记账凭证汇总表等等。
三、记账凭证的填制要求
(一)记账凭证填制的基本要求〈规范〉第五十条
1.审核无误
在对原始凭证审核无误的基础上填制记账凭证。这是内部牵制制度的一个重要环节。
2.内容完整
记账凭证应该包括的内容都要具备。应该注意的是:记账凭证的日期填写,实务操作中填写日期一般是财会人员填制记账凭证的当天日期,也可以根据管理需要,填写经济业务发生的日期或月末日期。
如:现金收、付款记账凭证填写办理收、付现金的日期;属于计提和分配费用等转账业务的记账凭证,应以当月最后的日期填写
3.分类正确
   根据经济业务的内容,正确区别不同类型的原始凭证,正确应用会计科目,在此基础上,记账凭证可以根据每一张原始凭证填制或者根据若干张同类原始凭证汇总编制,也可以根据原始凭证汇总表填制;但不得将不同内容和类别的原始凭证汇总填制在一张记账凭证上。如:购货、销货业务合在一起编制。
    4.连续编号。
记账凭证应当连续编号。这有利于分清会计事项处理的先后顺序,便于记账凭证与会计账簿之间的核对,确保记账凭证的完整。
(二)记账凭证填制的具体要求〈规范〉第五十一条
1.除结账和更正错误外,记账凭证必须附有原始凭证并注明所附原始凭证的张数。
(1)所附原始凭证张数的计算,一般以原始凭证的自然张数为准。与记账凭证中的经济业务记录有关的每一张证据,都应当作为原始凭证的附件。
(2) 如果记账凭证中附有原始凭证汇总表则应该把所付的原始凭证和原始凭证汇总表的张数一起计入附件的张数之内。 报销差旅费等零散票据,可以粘贴在一张纸上,作为一张原始凭证。
(3) 一张原始凭证如涉及到几张记账凭证的,可以将该原始凭证附在一张主要的记账凭证后面,在其他记账凭证上注明该主要记账凭证的编号或者附上该原始凭证的复印件。
2.一张原始凭证所列的支出需要由两个以上的单位共同负担时,应当由保存该原始凭证的单位开给其他应负担单位原始凭证分割单。如:运费分割单
3.记账凭证编号。
(1)使用通用记账凭证的单位,全月记账凭证按自然顺序编号。
(2)使用专用记账凭证的单位,凭证编号采用字号编号法。
(3)一笔经济业务需要填制两张或者两张以上记账凭证的,可以采用分数编号法编号,如1号会计事项分录需要填制三张记账凭证,就可以编成1 1/3 、1 2/3 、1 3/3 ,无论采用哪一种编号方法,都应该按月顺序编号,即每月都从1号编起,顺序编至月末。
4.记账凭证错误更正方法
(1)记账前,发现记账凭证填写错误时,可作废重新填制。
(2)记账后,发现记账凭证中的会计科目用错,记账方向填错或金额错误,更正方法见错账更正部分。
5.实行会计电算化的单位,其机制记账凭证应当符合记账凭证的一般要求,并应认真审核,做到会计科目使用正确,数字准确无误。
6.记账凭证填制完经济业务事项后,如有空行,应当在金额栏自最后一笔金额数字下的空行处至合计数上的空行处划线注销。
7.正确编制会计分录并保证借贷平衡。
  必须根据国家统一会计制度的规定和经济业务的内容,正确使用会计科目和编制会计分录,记账凭证借、贷方的金额必须相等,合计数必须计算正确。
8.摘要应与原始凭证内容一致,能正确反映经济业务的主要内容,表述简短精练。如:提现备用。
应能使阅读的人通过摘要就能了解该项经济业务的性质、特征,判断出会计分录的正确与否,一般不必再去翻阅原始凭证或询问有关人员。
9.只涉及现金和银行存款之间收入或付出的经济业务,应以付款业务为主,只填制付款凭证,不填制收款凭证,以免重复。如:从银行提现金只填现金付款凭证。
(三)科目汇总表的填制
填制方法和顺序是:
1.科目汇总表汇总期限:由企业根据业务量大小自定,一般一旬编一次,最长时间不得超过1个月。
2.将需要汇总的记账凭证,按照相同的会计科目名称进行归类。
3.将相同会计科目的本期借方发生额和贷方发生额分别加总,求出合计金额。可采用T账户形式。
4.将每一会计科目的合计金额填入汇总表的相关栏目。如:现金科目的编制
5.结计汇总表的本期借方发生额和本期贷方发生额合计,双方合计数应相等。
四、记账凭证的审核
(一)所附原始凭证是否齐全;
(二)填制内容是否完整;
(三)摘要是否符合规定;
(四)金额是否正确;
(五)会计分录是否正确;
(六)编号有无重号、漏号现象;
(七)更正错误是否符合规定;
(八)会计凭证传递是否及时;
(九)科目汇总表的编号是否正确;借贷发生额是否相等。
五、记账凭证的传递程序
制单人员根据审核无误的原始凭证填制记账凭证,然后交稽核人员审核,再由会计主管审批。审批后,转账凭证交由记账员记账,收付款凭证交由出纳员办理收付款事宜,登记日记账后交由记账员记账,记账后送交有关人员装订保管。

第五讲  会计账簿规范

一、会计账簿的概述
(一)会计账簿的基本概念《规范》第五十六条
是以会计凭证为依据,对全部经济业务进行全面、系统、连续、分类地记录和核算的簿籍,是由专门格式并以一定形式联结在一起的账页所组成。
在企业的会计实务活动中,每发生一笔经济业务,都要根据原始凭证——填制记帐凭证——登记账簿。
(二)会计账簿的基本构成及分类
1、会计账簿的基本构成
《规范》第五十六条规定:“会计账簿包括总账、明细账、日记账和其他辅助性账簿。”账簿的扉页应设置账簿启用及交接表。
2、会计账簿的分类 
(1)按用途分类:序时账薄、分类账薄、备查账薄
(2)按形式分类:订本式账薄、活页式账薄、卡片式账薄
(三)会计账簿的启用《规范》第五十九条
  为了保证会计账簿记录的合法性和资料的完整性,明确记账责任,会计账簿应当由专人负责登记。
1、《规范》第五十九条规定:“启用会计账簿时,应当在会计账簿封面上写明单位名称和账簿名称。在账簿扉页上应附启用表,内容包括:启用日期、账簿页数、记账人员和会计机构负责人、会计主管人员姓名、并加盖名章和单位公章。”活页式账簿可在装订成册后,填写账簿的起止页数。
2、“记账人员或者会计机构负责人、会计主管人员调动工作时,应当注明交接日期、接办日期、接办人员或者监交人员姓名,并由交接双方人员签名或者盖章。”以明确有关人员的责任,维护会计记录的严肃性。
3、“启用订本式账簿,应当从第一页到最后一页顺序编定页数,不得跳页、缺号。使用活页式账页,应当按账户顺序编号,并须定期装订成册。装订成册后再按实际使用的账页编定页码,另加目录,记明每个账户的名称和页次。”
二、会计账簿的登记
(一)登记会计账簿的基本要求《规范》第六十条 、《规范》第六十一条
《规范》第六十条对在登记会计账簿时所应遵循的基本要求作了具体的规定。
登记会计账簿的基本要求:
1、登记账簿必须按规定的方法,依据审核无误的记账凭证进行登记。
2、登记账簿一般要遵循下列原则:
(1)将会计凭证日期、编号、业务内容、金额等资料逐项记入账内。确保数字准确、清晰,登记及时。
(2)登记完毕,要在会计凭证上签名或盖章,并注明已经登账的符号。
(3)登账要用蓝黑或黑色墨水书写,不得用圆珠笔或铅笔书写。特殊情况时(如冲销记录),允许使用红色墨水记帐。
特殊记账使用红墨水
对在登记账簿中使用红色墨水的问题,《规范》第六十条规定:“下列情况,可以用红色墨水记账:
1)按照红字冲账的记账凭证,冲销错误记录;
2)在不设借贷等栏的多栏式账页中,登记减少数;
3)在三栏式账户的余额栏前,如未印明余额方向的,在余额栏内登记负数余额;
4)根据国家统一会计制度的规定可以用红字登记的其他会计记录。
(4)账簿中书写的文字或数字上面要留适当距离,不应满格书写,一般应占格长的1/2 。
 
(5)账簿要按页次顺序填写,不得跳行、隔页。如遇上述情况要注明。
(6)有余额的帐户应在“借或贷”栏内注明“借”或“贷”字样。没有余额应写“平”字。并在余额栏内用‘ф’表示。‘ф’应当放在“元”位。现金日记账和银行存款日记账必须逐日结出余额。
(7)结转下页时应结出本页合计数及余额,并在摘要栏注明“转次页”,在次页的摘要栏内注明“承前页”字样。
(8)定期打印
  《规范》第六十一条对实行会计电算化的单位提出了打印的要求:“实行会计电算化的单位,总账和明细账应当定期打印”;“发生收款和付款业务的,在输入收款凭证和付款凭证的当天必须打印出现金日记账和银行存款日记账,并与库存现金核对无误。”
(9)如果因记账凭证错误而导致帐簿登记错误,应按更正后的记账凭证登记。
 三、【案例分析】
某厂2006年10月以来的现金日记账和银行存款日记账是用圆珠笔书写的,未按页次顺序连续登记,有跳行、隔页现象。分析该案例中有哪些行为不符合规定。
答案:案例中有以下行为不符合规定:
1、现金日记账和银行存款日记账用圆珠笔书写不符合规定。理由是:根据《会计基础工作规范》的规定,登记账簿要用蓝黑墨水或者碳素墨水书写,不得用圆珠笔或者铅笔书写。
2、会计账簿未按页次顺序连续登记,有跳行、隔页现象不符合规定。理由是:根据《会计基础工作规范》的规定,各种账簿要按页次顺序连续登记,不得跳行、隔页。这对堵塞在账簿登记中可能出现的漏洞,是十分必要的防范措施。
四、错账更正
如果发现账簿记录有错误,应按规定的方法更正。更正错误的方法有三种:划线更正法、红字更正法、补充更正法
(一)划线更正法《规范》第六十二条
1、适用范围:((记账凭证无误,只是账簿登记错误俗称笔误)
在填制凭证后、登记账簿过程中,如发现文字或数字错误时,可采用划线更正法进行更正。
2、操作方法
第一步:将错误的文字或数字划一条红线注销,但必须使原有字迹仍可辨认;
第二步:在划线上方用蓝字填写正确的文字或数字 ,并由记账人员在更正处盖章。
注意:对于错误的数字,应当全部划红线更正,不得只更正其中的错误数字。对于文字错误,可只划去错误的部分。
例:材料账簿 “摘要”一栏中:入库甲材料500Kg,@3.23误为乙材料,@3.32元
 
(二)红字更正法《规范》第六十二条
1、适用范围: (记账凭证有误,账簿随之错误)
在记账以后,如果发现记账凭证所记的科目或金额有错时,可以采用红字更正法进行更正。
2、更正方法:
(1)记账以后,发现记账凭证的会计科目和记账方向有错误,金额无错误。
更正:
第一步:用红字填制一张与原来科目、借贷方向和金额相同的记账凭证,据以登记账簿,冲销原有错误的账簿记录;
第二步:用蓝字重新填制一张正确的记账凭证,登记账簿。
例:生产车间领用甲材料780元,填制凭证时将应借科目误记为管理费用,并已登记入账。 已登记的记账凭证为:
转字第12号   
 借:管理费用        780
 贷:原材料—甲材料  780
 记账凭证更正如下:
1)转字第62号
 借:管理费用        780
   贷:原材料-甲材料  780
2)转字第63号
借:制造费用       780
  贷:原材料-甲材料  780
 
(2)记账以后,发现记账凭证和账簿记录的金额有错误,而且所记金额大于应记金额,但记账凭证中应借应贷科目并无错误。
更正:
按照正确金额与错误金额之间的差额,用红字金额填制一张记账凭证,据以登记入账,冲销其多记部分的金额。
例:某企业以现金购买厂部办公用品200元,填制凭证时误记为2000元,并已登记入账。
已编记账凭证如下:
1)现付字第23号
 借:管理费用    2000
 贷:现金          2000
记账凭证更正如下:
2)现付字第67号
  借:管理费用    1800
  贷:现金          1800
 
(三).补充登记法《规范》第六十二条
  1、适用范围 (记账凭证有误,账簿随之错误)
记账以后,发现记账凭证中应借、应贷科目无错误,但所记金额小于应记金额。
更正方法: 将应记金额与实记金额之间的差额用蓝字填制一张记账凭证,据以登记入账,加以补充
例:企业收到光明工厂偿还材料款计30000元,填制凭证时误记为3000元,并已登记入账。
已编记账凭证如下:
(1)	银收字第24号
(2)	借:银行存款   3000
      贷:应收账款     3000
账簿记录如下:
      银行存款                    应收账款
                                                
  3000  	   3000



更正:再用蓝字编制一张记账凭证
借:银行存款   27000
贷:应收账款     27000

账簿记录更正如下:
银行存款                应收账款  
 3000 	3000
27000               27000


五、对账和结账
(一)对账《规范》第六十三条
对账:就是核对账目。按《规范》的要求,各单位应当定期将会计账簿记录的有关数字与库存实物、货币资金、有价证券、往来单位或个人等进行相互核对,保证账证相符、账账相符、账实相符,对账工作每年至少进行一次。对账的主要内容是:
账证核对:核对会计账簿记录与原始凭证、记账凭证的时间、凭证字号、内容、金额是否一致,记账方向是否相符。
    账账核对:核对不同会计账簿记录是否相符。包括:
1.总账有关账户的余额核对;
2.总账与明细账核对;
3.总账与日记账核对;
4.会计部门的财产物资明细账与财产物资保管部门和使用部门的有关明细账核对等。
账实核对:核对会计账簿记录与财产等实有数额是否相符。包括:
1.现金日记账账面余额与现金实际库存数核对;
2.银行存款日记账账面余额与银行对账单核对;
3.各种材料物资明细账账面余额与材料实存数额核对;

(二)结账《规范》第六十四条
1、结账的程序和方法
结账是在把一定时期内发生的全部经济业务登记入账的基础上,计算并记录本期发生额和期末余额。
《规范》第六十四条规定的结账程序及方法是:
(1)结账前:必须将本期内所发生的各项经济业务全部登记入账。
(2)结账时:应当结出每个账户的期末余额。
1)需要结出当月发生额的,应当在摘要栏内注明“本月合计”字样,并在下面通栏划单红线。
2)需要结出本年累计发生额的,应当在摘要栏内注明“本年累计”字样,并在下面通栏划单红线;12月末的“本年累计”就是全年累计发生额,全年累计发生额下应当通栏划双红线,年度终了结账时,所有总账账户都应当结出全年发生额和年末余额。
总    账

会计科目:主营业务收入

2004	凭证	摘要	借	贷	借或贷	余额
月	日	字	号					
12	1	收	1	销售A商品		30000		
	9	收	3	销售B商品		20000		

30	转	25	结转当月损益	50000			
	30			本月合计	50000	50000	平	0

			本季合计	200000	200000	平	0

			本年合计	900000	900000	平	0


(3)年度终了
要把各账户的余额结转到下一会计年度,并在摘要栏注明“结转下年”字样;在下一会计年度新建有关会计账簿的第一余额栏内填写上年结转的余额,并在摘要栏注明“上年结转”字样。
(4)结账时应当根据不同的账户记录,分别采用不同的方法。结账时的注意事项:
1)对不需要按月结计本期发生额的账户,如各项应收款明细账和各项财产物资明细账等,每次记账以后,都要随时结出余额,每月最后一笔余额即为月末余额。也就是说,月末余额就是本月最后一笔经济业务记录的同一行内的余额。月末结账时,只需要在最后一笔经济业务记录之下划一单红线,不需要再结计一次余额。
2)现金、银行存款日记账和需要按月结计发生额的收入、费用等明细账,每月结账时,要在最后一笔经济业务记录下面划一单红线,结出本月发生额和余额,在摘要栏内注明“本月合计”字样,在下面再划一条单红线。
3)需要结计本年累计发生额的某些明细账户,如产品销售收入、成本明细账等,每月结账时,应在“本月合计”行下结计自年初起至本月末止的累计发生额,登记在月份发生额下面,在摘要栏内注明“本年累计”字样,并在下面再划一单红线,12月末的“本年累计”就是全年累计发生额,全年累计发生额下划双红线。
4)总账账户平时只需结计月末余额。年终结账时,为了反映全年各项资产、负债及所有者权益增减变动的全貌,便于核对账目,要将所有总账账户结计全年发生额和年末余额,在摘要栏内注明“本年合计”字样,并在合计数下划一双红线。
5)需要结计本月发生额的某些账户,如果本月只发生一笔经济业务,由于这笔记录的金额就是本月发生额,结账时,只要在此行记录下划一单红线,表示与下月的发生额分开就可以了,不需另结出“本月合计”数。
(5)结账如何划线。
结账划线的目的,是为了突出本月合计数及月末余额,表示本会计期的会计记录已经截止或结束,并将本期与下期的记录明显分开。
根据《规范》规定,月结划单线,年结划双线。划线时,应划红线;划线应划通栏线,不应只在本账页中的金额部分划线。
2、年终结转账户余额的注意事项
错误的方法
对于怎样把有余额的账户余额结转下年,实际工作中不规范的方法:
将本账户年末余额,以相反的方向记入最后一笔账下的发生额内,例如某账户年末为借方余额,在结账时,将此项余额填列在贷方发生额内(余额如为贷方,则作相反记录),在摘要栏填明“结转下年”字样,在“借或贷”栏内填“平”字并在余额栏内的“元”位上填列符号,表示账目已经结平。
正确的方法
年度终了结账时,有余额的账户的余额,直接记入新账余额栏内即可,不需要编制记账凭证,也不必将余额再记入本年账户的借方或贷方(收方或付方),使本年有余额的账户的余额变为零。
因为,既然年末是有余额的账户,余额就应当如实地在账户中加以反映,这样更显得清晰明了。否则,就混淆了有余额的账户和无余额的账户的区别。
对于新的会计年度建账问题一般说来,总账、日记账和多数明细账应每年更换一次。但有些财产物资明细账和债权债务明细账,由于材料品种、规格和往来单位较多,更换新账,重抄一遍工作量较大,因此,可以跨年度使用,不必每年更换一次。各种备查簿也可以连续使用。
第六讲  财务报告规范

一、财务会计报告的概述
(一)财务会计报告的基本概念
财务报告是将日常的会计核算资料进行加工、整理、汇总,利用一定的表格形式,定期综合反映各单位的财务状况、经营成果、现金流量的书面报告文件。
(二)财务会计报告的构成
1.会计报表
(1)会计报表按内容分包括资产负债表、利润表、现金流量表及所有者权益变动表
(2)会计报表按编制时间可分为月报表、季报表、半年报表和年报表。
(3)会计报表按报送对象不同,可分为对内部报表和对外报表。
2.会计报表附注
是为了便于会计报表使用者理解会计报表的内容而对会计报表的编制基础、编制依据、编制原则和方法及主要项目等所作的解释。
二、财务会计报告的编制
(一)编制财务会计报告的基本要求
1、编制时间要求
《规范》规定,各单位必须按照国家统一会计制度规定,定期编制财务报告。财务报告可以分为月度、季度、半年、年度等编制。我国财务报告提供的信息有较强的时间性,各单位必须及时编制和报送。
2、编制格式要求
《规范》规定,对外报送的财务报告的格式,应当符合国家有关规定,各单位在编制会计报表时不能随意增列或减并表内项目,更不能任意变更表内各项目的经济内容,以免引起使用方面的混乱。
单位内部使用的财务报告,其格式要求由各单位自行规定。
对于会计会计报表的封面,单位名称应当填写全称;单位公章应当使用单位行政公章,不能用财务专用章代替;同时还要盖齐单位负责人、总会计师、会计机构负责人、制表人等人员的印章。
3、编制程序和质量要求
《规范》规定,会计报表应当根据登记完整、核对无误的会计账簿记录和其他有关资料编制,做到数字真实、计算准确、内容完整、说明清楚。任何人不得篡改或者授意、指使、强令他人篡改财务报告数字。这是编制财务报告程序和质量最基本的要求,各单位必须严格执行。
实际工作中存在的会计信息失真问题,很大程度上是在编制财务报告环节有意违纪或技术性差错造成的,为了从源头根治财务报告失真的问题,特别需要强调的是,《会计法》和《规范》都规定,各单位对外报送的会计报表应当由单位负责人、总会计师等签名并盖章。对此规定,切不可理解为仅是简单的工作程序,而是为了明确责任,表明单位有关领导已经认真审阅了报表的内容,并对会计报表的真实性、合理性承担法律责任。在实际工作中,有些单位领导不认真审阅会计报表内容,随便签名盖章了事;有的甚至将个人印章放在会计部门,由会计部门代替其在会计报表上签章。这是一种极不负责的表现,也是一种违法行为
(二)编制财务会计报告时应注意事项
1、各种会计报表之间、各项目之间以及本期报表与上期报表之间有关数字应相互衔接。
2、出现负数的项目,以“—”号表示,“—”号占两个数字格,填写在数字之前。
3、填写数字出现差错,采用划线更正法更正。
4、各报表均按规定的金额单位填制
5、年度会计决算报表一经批准,需要调整的事项应在下年度按规定办法进行调整。
(三)【案例分析】
1.某公司是一家大型的国有控股企业,该公司发生以下情况:
(1)2007年12月,公司产品滞销,亏损已成定局。公司董事长王某指使会计科在会计报表上做一些“技术处理”,确保“实现”年初定下的盈利40万元的目标。会计科遵照办理。
(2)2008年2月,公司财务会计报告经总会计师、会计科长签名并盖章后报出,公司董事长王某未在财务会计报告上签名盖章。
分析与提示:
(1)该公司董事长的行为属于授意、指使、强令会计机构、会计人员及其他人员伪造、变造会计凭证、会计账簿、编制虚假财务会计报告的行为,违背了《会计法》的规定。
(2)该公司的行为违背了《会计法》的规定。
《会计法》规定。财务会计报告应当由单位负责人和主管会计工作的负责人、会计机构负责人(会计主管人员)签名并盖章;设置总会计师的单位,还须由总会计师签名并盖章。

(四)财务会计报告的编制方法
资产负债表的编制
1、资产负债表的概述
资产负债表是反映企业在某一特定日期(月末、季末、年末)财务状况的会计报表。是最基本的会计报表。
2、资产负债表的结构
资产负债表的格式有帐户式和报告式两种,我国会计制度规定采用帐户式。依据“资产=负债+所有者权益”的关系,将资产项目列在表的左方,负债、所有者权益项目列在表的右方,左方资产项目的合计等于右方负债、所有者权益项目的合计。
3、资产负债表的编制方法
资产负债表是一种静态报表,编制时应根据有关帐户的期末余额填列。
资产负债表“年初数”栏内各项目数字,应根据上年末资产负债表“年末数”栏内各项目所列数字填列。
1)直接根据总账科目余额编制
表内大多数资产、负债及所有者权益项目,都可以直接根据总账科目的余额编制,如“实收资本”、“短期借款”等。
2)根据明细科目的余额计算编制
如“预收账款”科目,根据“应收账款”、“预收账款”科目所属各明细科目的贷方余额合计填列等。
3)根据几个总账科目的期末余额合计编制
如“货币资金”项目,根据“银行存款”、“现金”和“其他货币资金”科目的期末余额合计填列等。
4)根据有关总账科目、明细账科目的期末余额分析计算填列
如“长期借款项目
5)根据表内有关项目相抵后的差额填列
如“应收账款净额”项目,根据“应收账款”项目减去“坏账准备”项目后填列等。
6)几个方法综合运用
如存货项目
利润表的编制
1、利润表概述
利润表是反映企业一定时期内(如月份、季度、年度)的经营成果的报表。
2、利润表的格式有多步式和单步式两种。
3、利润表各项目的具体填列方法
利润表各项目主要根据损益类各帐户的本期发生额分析填列。
现金流量表的编制
现金流量表的编制方法有两种:
一种是直接法;一种是间接法。
三、财务报告在报告之前,应对以下内容进行认真审核
(一)会计报表的种类,项目是否填制齐全;
(二)会计报表数字是否与账簿数字相符;
(三)会计报表之间有关的数字是否衔接;
(四)会计报表附注是否填写齐全;
(五)会计报表附注的数字是否与所附的会计报表中的数字相符。
四、财务报告的审查
财务报告审查,通常是指企业聘请中国注册会计师对其财务报告所反映的财务状况、经营成果和资金变动情况的合法性、公允性以及会计处理方法的一贯性进行审计验证,作出客观公正的审计意见,以便于财务报告使用者据以进行正确的经营决策与监督控制。

第七讲  会计电算化规范

一、会计电算化与手工核算的区别
(一)工具不同
手工核算使用的工具是算盘、电子计算器等。会计电算化使用的工具是电子计算机,数据处理过程由电子计算机完成。
(二)信息载体不同
手工核算的所有信息都以纸张为载体,占用空间大,保管不易,查找困难。会计电算化除必要的会计凭证、账簿、报表之外,均可用光盘、磁盘等材料作为信息载体,占用空间小,查找方便,保管容易。
(三)记账规则不同
手工核算规定日记账、总账要用订本式账册,明细账可用订本式或活页式账册;账簿记录的错误要用划线法或红字冲销法、补充登记法更正;账页中的空行、空页用红线划销等。会计电算化与手工的账簿明显不同。会计电算化不可能完全采用手工系统改错的方法,比如:电算化环境下不存在划线更正法。
(四)账务处理程序不同
手工核算的账务处理程序主要有三种,但是都避免不了重复转抄与重复计算的根本弱点,伴之而来的是人员与环节的增多和差错的增多。会计电算化的账务处理程序基本上可按手工核算的方式进行移植,但过程却发生了变化。
(五)会计工作组织体制不同
在手工系统下,会计部门一般分为若干会计工作,如工资、材料、固定资产、成本等岗位,进行专门的业务核算,设专人负责记账、编制报表工作。在会计电算化中,会计工作岗位的划分已经发生了变化,如设置了数据录入、审核、维护等岗位。
(六)人员构成不同
手工核算下的人员均是会计专业人员,会计电算化中的人员将由会计专业人员、计算机软件、硬件及操作人员组成。
二、实现会计电算的优势
(一)减轻财会人员的工作,提高会计工作的效率
 实现电算化后,只要将原始凭证或记账凭证输入电子计算机,大量的数据计算、分类、存储等工作,都由电子计算机完成。这样不仅可把财会人员从繁重的记账、算账、报账中解放出来,而且大大提高了会计工作的效率,使会计信息的提供更加及时。
(二)促进会计工作的规范化,提高会计工作的质量
 由于在电子计算机应用中,对会计数据来源提出了一系列规范化的要求,在很大程度上解决了手工操作中的不规范、易出错等问题。因此使会计工作的质量等到进一步的保证。
(三)促进工作职能的转变,促进财会人员素质的提高
 采用电子计算机后,提高了会计工作效率,财会人员可以有更多的时间和精力参与经营管理,从而促进了会计工作职能的转变。
(四)为整个管理工作现代化奠定了基础
首先,使财务会计管理由事后管理向事中控制、事先预测转变,为管理信息化打下基础。
其次,行业、地区实现会计电算化后,大量的经济信息资源可以得到共享,通过计算机网络可以迅速了解各种经济技术指标,提高经济信息的使用价值。会计信息占企业管理信息的大部分,而且多是综合性的指标。实现会计电算化后,为企业管理现代化奠定了重要的基础,可以带动企业管理现代化的实现;
(五)促进会计自身的不断发展
 会计电算化不仅是会计核算手段的变革,还必将对会计核算的方式、内容、方法、会计核算资料的保存,以及会计理论等产生极大的影响,使其进入一个更高的发展阶段。
三、会计电算化的基本概念
(一)会计电算化概述
会计电算化,是指计算机技术在会计工作中的应用,即采用电子计算机替代人工记账、算账、报账,以及对会计信息进行分析和利用的过程。具体来讲就是由专业人员编制会计软件,由会计人员及有关的操作人员操作会计软件,指挥计算机替代人工来完成会计工作的活动。
会计电算可以分为三个基本层次,即:会计核算电算化、会计管理电算化、会计决策电算化。
(二)会计核算电算化
会计核算电算化是会计电算化的第一个层次,主要内容包括:设置会计科目、填制会计凭证、登记会计账簿、进行成本计算、编制会计报表等。会计核算电算化主要是指这几个方面运用会计核算软件,实现会计数据处理电算化。
1、设置会计科目电算化
设置会计科目电算化是通过会计核算软件的初始化功能实现的。
2、填制会计凭证电算化
会计凭证包括原始凭证和记账凭证,对这两类凭证的处理方法,在各个会计核算软件中有所不同。
3、登记会计账簿电算化
会计电算化后,登记会计账簿一般分两个步骤进行,首先是由计算机根据会计凭证自动登记机内账簿,其次是把机内会计账簿打印输出。《规范》考虑到了电算化的要求,对电算化条件下登记会计账簿提出了规范,改变了过去设计会计制度时主要考虑手工方式操作的做法。如:《规范》五十八条规定,实行会计电算化的单位,用计算机打印的会计账薄必须连续编号,经审核无误后装订成册,并由记账人员和会计机构负责人、会计主管人员签字或者盖章。
《规范》六十一条规定实行会计电算化的单位,总账和明细账应当定期打印。发生收款和付款业务的,在输入收款凭证和付款凭证的当天必须打印出现金日记账和银行存款日记账,并与库存现金核对无误。
4、成本费用计算电算化
根据账簿记录,对经营过程中发生的采购费用、生产费用、销售费用和管理费用,进行成本费用核算,是会计核算的一项重要任务。
在会计软件中,成本计算是由计算机根据机内上述费用,按照会计制度规定的方法自动进行的。许多通用会计软件提供了多种成本计算的方法,供用户选用。
5、编制会计报表电算化
编制会计报表工作,在通用会计软件中都是由计算机自动进行的。
《规范》六十八条规定:“会计报表之间、会计报表各项目之间,凡有对应关系的数字,应该相互一致。本期会计报表与上期会计报表之间有关的数字应当相互衔接”,多数会计报表软件都具备按照这一规定自动进行核对的功能。
四、应用计算机进行会计核算
(一)人员配备
会计电算化后的工作岗位可分为基本会计岗位和电算化会计岗位。
1、基本会计岗位
可分为会计主管、出纳、会计核算各岗、稽核、会计档案管理等工作岗位。
各基本会计岗位与手工会计的各会计岗位相对应,基本要求与《规范》的相关规定一致。
2、电算化会计岗位
是指直接管理、操作、维护计算机及会计软件系统的工作岗位,实行会计电算化的单位要根据计算机系统操作、维护、开发的特点,结合会计工作的要求,划分电算化会计岗位。大中型企业和使用大规模会计电算化系统的单位,电算化会计可设立如下岗位:
(1)电算主管
要求具备会计和计算机知识以及相关的会计电算化组织管理的经验。
电算化主管可由会计主管兼任,采用中小型计算机和计算机网络会计软件的单位,应设立此岗位。
(2)软件操作
负责输入记账凭证和原始凭证等会计数据,输出记账凭证、会计账簿、报表和进行部分会计数据处理工作。
要求具备会计软件操作知识,达到会计电算化初级知识培训的水平。
(3)审核记账
负责对输入计算机的会计数据(记账凭证和原始凭证等)进行审核,以保证凭证的合法性、正确性和完整性,操作会计软件登记机内账簿,对打印输出的账簿、报表进行确认。
此岗位要求具备会计和计算机知识,达到会计电算化初级知识培训的水平可由主管会计兼任。
(4)电算维护
负责保证计算机硬件、软件的正常运行,管理机内会计数据。
此岗要求具备计算机和会计知识,经过会计电算化中级知识培训。
采用大型、小型计算机和计算机网络会计软件的单位,应设立此岗位,此岗在大中型企业中应由专职人员担任。维护员一般不对实际会计数据进行操作。
(5)电算审查
负责监督计算机及会计软件系统的运行,防止利用计算机进行舞弊。
审查人员要求具备会计和计算机知识,达到会计电算化中级知识培训的水平。
此岗可由会计稽核人员兼任。采用大型、小型计算机和大型会计软件的单位,可设立此岗位。
(6)数据分析
负责对计算机内的会计数据进行分析。
要求具备计算机和会计知识,达到会计电算化中级知识培训的水平。
采用大型、小型计算机和计算机网络会计软件的单位,可设立此岗位,由主管会计兼任。
(7)会计档案资料保管员
负责存档数据软件盘、程序软盘,输出的账表、凭证和各种会计档案资料的保管工作,做软盘、数据及资料的安全保密工作。
(8)软件开发
由本单位人员进行会计软件开发的,还可设立软件开发岗位,主要负责本单位会计软件的开发和软件维护工作。
基本会计岗位和电算化会计岗位,可在保证会计数据安全的前提下交叉设置,各岗位人员要保持相对稳定。中小型单位和使用小规模会计电算化系统的单位,可根据本单位的工作情况,设立一些必要的电算化岗位,许多岗位可以由一个人担任。
(二)岗位培训
各种岗位的电算人员上岗之前必须经过适当的培训
培训形式有三种:
1、